Wie misverstanden wil vermijden moet zo goed mogelijk communiceren en informeren. Maar als het om informeren gaat, kent onze vereniging geen gelukkige geschiedenis. Daag me uit en ik geef je enkele sprekende voorbeelden, maar laat ik me beperken tot de jonge koeien in de sloot.
Mijn vertrekpunt is dat leden recht hebben op adequate informatie als er vanuit de vereniging iets valt te melden. Bijvoorbeeld wat er tijdens een ledenvergadering (ALV) is besproken. Eind november was er een, maar wie daar niet bij was, moest wel heel lang wachten voordat hij op de hoogte werd gebracht van het verloop hiervan. De eerstvolgende nieuwsbrief verscheen een maand later (27 december), maar hierin geen woord over de ALV. Het conceptverslag daarvan verscheen pas eind januari. Ondertussen was er op 17 januari ook een ALV gehouden, waarvan pas twee maanden later in de nieuwsbrief van maart verslag werd gedaan.
Gaat het m.b.t. de informatie altijd zo traag? Het lijkt er wel op. Ingezonden brieven worden, zo staat op de website, binnen 6 weken geplaatst. Dit stuk is op 4 april ingezonden, dus je moet niet vreemd opkijken als je hier pas medio mei kennis van kunt nemen. Als dat al het geval is, want de publicaties worden niet meegenomen in de LTC nieuwsbrief en daaronder versta ik dan maar meteen de aankondiging dat er een ingezonden stuk is geplaatst, wat voorheen wel gebeurde. Dan is het een wonder als iemand de inzending ook leest, want ik schat het aantal leden dat regelmatig naar de rubriek Ingezonden gaat om te kijken of er iets nieuws is verschenen tussen nihil en drie.
Met de informatievoorziening is het dus slecht gesteld bij de LTC. Wat me eigenlijk verbaast, want degenen die hiervoor verantwoordelijk zijn behoren tot de Facebook- en WhatsApp-generatie en als daarop wat te melden valt produceren ze binnen seconden.
Ook het toesturen van de agenda van de eerstvolgende ALV is een informatievoorziening die tijdig moet gebeuren; volgens de statuten van de LTC uiterlijk 14 dagen voor de ALV-datum. De laatste drie keer is dat niet gelukt. De uitnodigingen voor die ALV-en gingen allemaal te laat de deur uit. Met als eventuele consequentie dat de geldigheid van die vergaderingen (en de daar genomen besluiten) kunnen worden aangevochten.
We hebben dus een bestuur dat het niet bezwaarlijk vindt in de herhaling te vallen en ja, dan mag ik dat natuurlijk ook doen. Dus vraag ik nogmaals aandacht voor een andere belangrijke informatievoorziening, namelijk het (niet) informeren over de inhoud van ALV-agendapunten.
Wie een vergadering wil bijwonen, bereidt zich daar aan de hand van de beschikbare informatie gewoonlijk zo goed mogelijk op voor. De leden van de LTC krijgen die gelegenheid niet. Want dit bestuur heeft de gewoonte om op de ALV-agenda punten te zetten die niet verder worden toegelicht. Met andere woorden: pas op de avond zelf krijg je de bijbehorende informatie.
En hoe vergaderen bijvoorbeeld districten van de KNLTB? Hé, die sturen wel alle bijbehorende stukken toe.
Waarom niet eerder? Wie mensen wil betrekken bij vergaderonderwerpen doet er goed aan ze ook vooraf te informeren. Dan kunnen zij zich voorbereiden en dat is wel zo prettig. Voordeel is bovendien dat er dan ook meteen over de zaak zelf kan worden gediscussieerd en er niet eerst tijd hoeft te worden besteed aan een forse toelichting en allerlei vragen van mensen die meer inzicht willen hebben. Iedere belangrijke vergadering werkt met gedegen informatie vooraf, dus waarom ook niet onze ALV?
Op deze manier krijgen de leden, die pas tijdens een vergadering worden geïnformeerd, weinig tijd om zich een duidelijk beeld te vormen van de situatie. Niet ideaal, want als een ALV twee uur duurt, vindt men dit al gauw lang; twee en een half uur definitief te lang. Het is inmiddels al ruim na tienen en we willen zo langzamerhand naar huis.
Dit doet denken aan een financieel adviseur die ’s avonds langskomt om een van zijn producten toe te lichten. Na zijn toelichting en enkele vragen van uw kant, wordt u toch met enige klem verzocht te tekenen bij het kruisje. Ook hier is het al na tienen. Op resterende lastige vragen komt geen concreet antwoord, maar wie desondanks aandringt krijgt te horen “dat het allemaal goed komt”. De man heeft blauwe ogen, een aangename babbel en een das om de nek, dus dat zit wel goed. Met een beetje pech zit je enkele jaren later bij TROS Radar (“Nee, we wisten niet dat het een woekerpolis was.”)
Omdat het bestuur heeft besloten af te treden staat het ‘hoe nu verder’ hiervan voor de komende vergadering op de agenda. Over het hoe en waarom m.b.t. deze zaak wil het bestuur de leden dus pas op de avond zelf inlichten. Net als bij vorige vergaderingen vindt men dat de leden binnen korte tijd beslissingen moeten nemen die een enorme impact voor de vereniging kunnen hebben. Op informatie en voorbereiding vooraf hebben leden dus kennelijk geen recht. Echt, eerlijk? Nemen de bestuursleden over belangrijke punten ook zonder enige info vooraf binnen een half uur een besluit? Ik geloof er niet in. Maar als dat wel zo is, dan is het inderdaad tijd dat het bestuur opstapt.
En dan tot slot nog iets: niet het bestuur, maar de ALV is het hoogste orgaan binnen onze vereniging. De ALV beslist en een bestuur dat weigert om die op een normale manier van informatie te voorzien behandelt de leden respectloos.
